שולחנות מתאימים עוזרים ליצור אירוע מסודר, נוח ונעים יותר עבור האורחים והם משפיעים גם על האופן שבו החלל נראה ומתפקד לאורך האירוע. בחירה נכונה של השולחנות יכולה לסייע לניצול יעיל של המקום, ביצירת מעברים נוחים והתאמת אזורי ישיבה לסוג האירוע ואופי הפעילות המתוכננת. ניתן לבחור בין שולחנות עגולים, שולחנות מלבניים, שולחנות בר ושולחנות נוספים שמתאימים לארוחות, לקבלות פנים, למסיבות, לאירועים עסקיים וגם למפגשים משפחתיים.
שולחנות עגולים יוצרים בדרך כלל אווירה חברתית ונעימה ומאפשרים לאורחים לשוחח זה עם זה בקלות. שולחנות מלבניים יכולים להתאים לאירועים שבהם רוצים ליצור סידור ישיבה מסודר, לחבר בין כמה שולחנות או לנצל חללים צרים וארוכים. שולחנות בר מתאימים במיוחד באזורי קבלת פנים, לאירועים קלילים ולמתחמים שבהם רוצים לאפשר לאורחים לעמוד, לשוחח וליהנות ממשקה או מכיבוד קל. אפשר גם לשלב בין כמה סוגי שולחנות כדי ליצור אזורים שונים בתוך אותו אירוע ולתת לכל חלק במתחם אופי משלו.
לפני ההזמנה כדאי להתחשב במספר האורחים, בגודל המתחם, צורת הישיבה הרצויה המרחק הנדרש בין השולחנות. חשוב לוודא שיש מספיק מקום לכיסאות, למעברים, לצוות להגשה לאורחים שצריכים לנוע בחופשיות במהלך האירוע. מומלץ לחשוב גם על מיקום המזנון, רחבת הריקודים, הבמה, עמדות השירות ויתר האלמנטים שנמצאים בחלל. תכנון נכון של פריסת השולחנות יכול למנוע צפיפות, לשפר את זרימת אורחים ליצור תחושה נעימה ומאורגנת יותר.
מעבר לפונקציונליות, השולחנות הם גם חלק בלתי נפרד מהעיצוב הכולל של האירוע. צורת השולחן, גודלו והאופן שבו הוא משתלב עם הכיסאות, המפות והקישוטים משפיעים על המראה הסופי של המתחם. התאמה נכונה בין כל המרכיבים מאפשרת ליצור חלל אחיד, מזמין ומרשים, שבו האורחים יכולים לשבת בנוחות, ליהנות מאירוח ולהרגיש שהושקעה מחשבה בכל פרט.
מספר השולחנות נקבע לפי מספר האורחים, כמות האנשים המתוכננת בכל שולחן וסוג סידור הישיבה. יש להביא בחשבון גם שולחנות למזון, למשקאות, למתנות, לציוד ולהגשה.
יש לבדוק שהגובה וסגנון הכיסאות מתאימים לסוג השולחן. לשולחן אוכל רגיל מתאימים כיסאות ישיבה סטנדרטיים, ואילו לשולחן בר נדרשים כיסאות בר מתאימים. שילוב נכון משפר את הנוחות ואת המראה של האירוע.
